Cada vez mais as empresas estão investindo em compliance. Afinal, ele é muito importante para evitar fraudes, corrupção e outros comportamentos antiéticos que põem em risco o negócio. No entanto, muitas organizações ainda não sabem como criar um canal de denúncia, um instrumento fundamental para garantir a integridade.
Esse tipo de ferramenta tem um papel estratégico, ela precisa ser efetiva, estabelecendo uma comunicação eficaz e assegurando a confidencialidade e a isonomia no processamento das informações. A seguir, listamos algumas etapas para criar um canal de denúncia na sua empresa. Acompanhe!
Faça um diagnóstico da organização
O primeiro passo é entender quais são as potencialidades da empresa, quais os canais de comunicação interna que ela já tem e como é o funcionamento deles e quais são os problemas a serem solucionados. Também é necessário conhecer todos os riscos associados à atuação empresarial. Para tanto, é importante conversar com os diretores, gestores e com alguns colaboradores, pois todos deverão usar o canal de denúncia.
Planeje o funcionamento do canal de denúncia
A seguir, é hora de planejar as ações de implementação do canal, estabelecendo todas as regras para o recebimento das denúncias, o processamento das informações e as etapas de investigação. Inclusive, é necessário definir o que será recebido, como denúncias de fraudes, situações de assédio, atos de corrupção, entre outros crimes.
Além disso, esse é o momento da criação de uma Comissão de Ética para investigar todas as denúncias recebidas. A equipe deve ser formada por pessoas de diferentes áreas e níveis hierárquicos para garantir isonomia e uma boa apuração de cada caso.
Entenda as leis relacionadas
É bom destacar que, para saber como criar um canal de denúncia, é essencial entender todas as leis relativas ao setor de atuação e à região da empresa. Isso porque a legislação influencia diretamente a forma como as investigações serão processadas e quais as providências a serem tomadas.
Por isso, é preciso conhecer bem todas as leis às quais a empresa se submete, sobretudo aquelas diretamente ligadas aos riscos empresariais. Também é importante manter regras internas em um Código de Ética, que orientem as ações dos colaboradores, evitando que eles cometam atos passíveis de punições.
Sua organização não possui área jurídica dedicada? Muitos escritórios de advocacia oferecem serviços de investigação de denúncia, não se preocupe. Buscar parcerias pode ser crucial nessa etapa.
Adote as ferramentas certas
O próximo passo é escolher quais ferramentas serão usadas para o canal de denúncias, como um número de telefone e um e-mail específico. O ideal é oferecer mais de um meio, pois algumas pessoas podem se sentir mais confortáveis em escolher um ou outro, como online, linha 0800 gratuita, caixa postal dos correios…
A equipe da Comissão de Ética também precisa contar com bons instrumentos de trabalho, com todas as ferramentas necessárias para conduzir uma investigação.
Divulgue o canal de denúncias
O último passo é divulgar o canal de denúncias, afinal de contas, as pessoas que vão usá-lo devem ter plena consciência de seu funcionamento e de sua importância. Assim, é necessário comunicar aos colaboradores e parceiros, explicando todos os processos e quais são as denúncias a serem recebidas.
Para tanto, podem ser utilizadas diferentes ferramentas, como e-mails, newsletters, intranet e até mesmo um treinamento interno. Durante a divulgação, é fundamental assegurar o anonimato da fonte, caso o denunciante não queira ser identificado. E não se esqueça de deixar claro no código de ética o que pode ser denunciado e quais os meios para tal.
Agora que você sabe como criar um canal de denúncia, é hora de colocá-lo em prática. Para ajudar, é bom poder contar com as melhores ferramentas, não é mesmo? Um ótimo exemplo é a plataforma da Denouncefy, que recebe e processa todas as denúncias online, com toda a segurança do banco de dados AWS da Amazon. Assim, dá para ter um canal online ativo 24 horas todos os dias, sem limites de relatos, funcionando para garantir a eficiência em todos os processos.
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